A.
INQUIRY
LETTER
Inquiry
letter atau surat permintaan keterangan adalah suatu surat yang membantu
seseorang untukbertanya tentang hal yang tidak diketahui oleh si pembuat surat
yang berkaitan dengan produk, pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat
permintaan keterangan harus berisi informasi detail dan sedemikian rupa
sehingga penerima surat didorong untuk menjawab dan membalas surat tersebut.
Surat
permintaan keterangan biasanya ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau
komunikasi langsung lainnya. Dalam surat permintaan keterangan Anda perlu
menjelaskan alasan anda menulis surat permintaan keterangan dengan jelas.
Biasanya
surat ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau
kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa
tersebut. Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia
jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk
mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :
a. Nama
dan jenis produk;
b. Spesifikasi
produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas;
c. Harga
satuannya;
d. Potongan
harga;
e. Cara
pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara
penyerahan produk dari penjual ke pembeli; dan
g. Kemudahan
yang mungkin diperoleh pembeli.
Ketika
menulis sebuah surat permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi
detail tentang diri kita atau informasi detail tentang si pembuat surat
permintaan keterangan, tempat kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk
apa kita memerlukan informasi tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita
harus dengan jelas menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.
Kita
perlu menyebutkan rincian kontak kita, yang mencakup alamat, nomor telepon,
alamat email. Hal ini diperlukan untuk si penerima agar dia dapat menghubungi
kita dalam menanggapi surat permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima
kasih kepada pihak yang telah mengirimkan balasan surat permintaan keterangan
kita. Dengan sikap sopan kita seperti ini diharapkan membantu kita untuk
mendapatkan informasi yang kita perlukan.
B.
ORDER
LETTER
Surat
permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual
mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari
penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan
keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan
calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon
pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat
jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.
Surat
permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur
resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual,
misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui
telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli
bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya.
Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan
dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Surat
pesanan barang bisa menjadi surat semi resmi, surat ini tidak mempunyai bentuk
yang sangat khusus namun harus memunyai keterangan barang yang dipesan secara
variable dan jelas. Di dalam surat pesanan juga harus dicantumkan keterangan
registrasi dari barang yang dipesan sebagai contoh Anda menuliskan nomer urut
dari sebuah jenis barang, karena hal ini sangat krusial mengingat barang-barang
harus sesuai antara pengeluaran dan pemasukan.
Ingatlah
bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini
adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah
kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan
untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi:
a. Reference
to a source of information (referensi untuk sumber informasi)
b. List
of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
c. Quantity,
quality, price, (kuantitas, kualitas, harga)
d. Details
of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran)
e. And
order number (nomor pesanan)
Order
letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh
perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua
cara dalam membuat order letter, yaitu:
1. Order
without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)
2. Order
by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi)
Pemesanan
tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis
surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat
itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga
konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan.
Sementara
di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir
pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom
yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO)
biasanya terdiri dari:
a. No.
(number) (nomor)
b. Unit
price (harga peruntit)
c. Description/
items (barang)
d. Amount
(Jumlah)
e. Quantity
(jumlah banyak)
f. Delivery
date (tanggal pengiriman)
g. Type
(jenis)
h. Terms
of payment (cara pembayaran)
DAFTAR
PUSTAKA
